1. Thông tin chung
• Chức danh: Quản lý văn phòng / Office Management
• Bộ phận: Hành chính – Vận hành
• Báo cáo cho: Trưởng bộ phận/ Giám đốc Vận hành dịch vụ
• Địa điểm làm việc: Hòa Lạc
2. Mục tiêu công việc
Đảm bảo toàn bộ cơ sở hạ tầng, dịch vụ và môi trường làm việc tại văn phòng luôn vận hành ổn định – an toàn – sạch sẽ – sẵn sàng sử dụng, đáp ứng tiêu chuẩn làm việc của công ty đồng thời tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm môi trường làm việc.
3. Phạm vi & trách nhiệm chính
• Tổ chức và giám sát vận hành tổng thể văn phòng, đảm bảo môi trường làm việc luôn an toàn – sạch sẽ – sẵn sàng sử dụng.
• Quản lý trực tiếp đội ngũ, phân công công việc, theo dõi hiệu quả và đảm bảo tuân thủ quy trình.
• Quản lý và đánh giá hiệu quả các vendor dịch vụ (an ninh, vệ sinh), đảm bảo chất lượng dịch vụ theo SLA đã cam kết.
• Điều phối và giám sát công tác cơ sở vật chất: điện, nước, điều hòa, không gian làm việc, xử lý sự cố phát sinh kịp thời.
• Quản lý không gian, chỗ ngồi và layout văn phòng, đảm bảo sử dụng hiệu quả và linh hoạt theo nhu cầu vận hành.
• Vận hành các dịch vụ tiện ích nội bộ, điều phối nhu cầu sử dụng, đảm bảo chất lượng dịch vụ và trải nghiệm người dùng.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn, PCCC và nội quy tòa nhà theo các tiêu chuẩn, quy định của công ty.
• Quản lý ngân sách vận hành được giao, theo dõi chi phí và đề xuất các giải pháp tối ưu.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để thực hiện các công việc liên quan tới nhiều bộ phận.
• Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất (nếu cần) về tình hình vận hành, sự cố, chi phí và đề xuất cải tiến.
4. Yêu cầu năng lực, kỹ năng & kinh nghiệm
Năng lực & kỹ năng
• Năng lực quản lý vận hành tổng thể và điều phối đa hạng mục
• Kỹ năng quản lý đội nhóm
• Tư duy service mindset, hướng tới trải nghiệm người dùng
• Kỹ năng xử lý sự cố & giải quyết vấn đề nhanh
• Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc và quản lý chi phí
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp đa phòng ban & quản lý vendor
• Khả năng làm việc dưới áp lực cao trong môi trường lớn
• Chủ động, trách nhiệm cao, tư duy hệ thống
• Cẩn thận, chi tiết, có khả năng kiểm soát vận hành tốt
• Thành thạo tin học văn phòng
• Sử dụng tốt tiếng Anh (tối thiểu trình độ B1)
Kinh nghiệm
• Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Office/Admin/Facility/Building Management
• Có kinh nghiệm quản lý văn phòng quy mô lớn (multi-floor / multi-building)
• Có kinh nghiệm quản lý nhóm và làm việc với vendor (an ninh, vệ sinh, bảo trì…)
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại công ty công nghệ / quy mô >1000 nhân sự
5. Quyền lợi
• Mức lương: Thỏa thuận theo năng lực
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, quy mô lớn, năng động, được đào tạo thường xuyên
• Cơ hội phát triển lên các vị trí quản lý vận hành cấp cao
• Tham gia đầy đủ chế độ bảo hiểm và phúc lợi theo quy định